En prospection B2B comme en marketing, l’e-mail est un des moyens le plus simple et le plus rentable d’atteindre vos prospects. Pourtant, aujourd’hui, près de la moitié des e-mails reçus dans le monde sont considérés comme des spams. (Source : Statista).
Le respect des données personnelles et les enjeux de cybersécurité, notamment face aux attaques par hameçonnage (phishing), sont devenus des priorités pour les entreprises et les institutions comme la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Ainsi, l’usage d’outils de protection de messagerie s’est généralisé et les filtres anti-spam des principales messageries (Gmail, Outlook) se sont considérablement durcis.
Dans ce contexte, comment éviter que vos e-mails de prospection ne finissent dans la boîte “indésirables” ? Les experts de LeadGend vous répondent et partagent des conseils concrets dans cet article.
Pourquoi vos e-mails de prospection finissent-ils dans la boîte “spam” ?
Le “spam”, “courriel indésirable” ou “pourriel” peut être défini comme une communication électronique non sollicitée, généralement adressée à grande échelle pour vendre ou tromper (phishing).
Dans le cadre d’une prospection B2B, il s’agit d’un courriel envoyé sans autorisation explicite à un destinataire.
Si votre message est identifié comme “courrier électronique indésirable”, c’est qu’il a été filtré par le service de messagerie de votre destinataire ( Gmail, Outlook, Orange, luttent activement contre les spams)… Ou qu’il a été signalé manuellement, par le destinataire lui-même.
Dans les deux cas, la conséquence est la même : votre réputation d’expéditeur est fragilisée et vos prochains e-mails auront davantage de chances de se retrouver eux aussi parmi les spams.
Gare aux sanctions en cas d’infraction :
En France, des plateformes comme Signal Spam permettent aux utilisateurs de signaler les courriels indésirables. La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) peut ensuite sanctionner les pratiques abusives, sur la base du RGPD, qui encadre l’usage des données personnelles et du CPCE (Code des postes et des communications électroniques), qui régit la prospection électronique.
15 000€ pour une société réalisant des travaux d’isolation, 600 000€ pour une société de vente à distance de mobilier et de décoration, 900 000€ pour Solocal (ex Pages-Jaunes) : le risque de sanction est réel pour les sociétés coupables de défauts de consentement et démarchage illégal.
En matière de commerce comme c’est le cas en matière de marketing, l’e-mail reste l’un des meilleurs moyens pour nouer un premier contact, à condition de prospecter “dans les règles de l’art”.
La notion clé est celle de l’intérêt légitime : vos messages doivent cibler des entreprises susceptibles d’avoir un intérêt réel pour vos produits et services.
Privilégiez des e-mails qui apportent de la valeur à vos interlocuteurs, plutôt que des pourriels qui ternissent votre image et vous exposent à des sanctions.
Comment fonctionnent les filtres anti-spam de Gmail et Outlook ?
Les services de messagerie protègent leurs utilisateurs en combinant plusieurs filtres. Gmail et Outlook, par exemple, croisent des règles de détection ( protocoles techniques SPF, DKIM, DMARC) avec des algorithmes de machine learning pour trier, accepter ou bloquer vos messages.
La première étape consiste à authentifier chaque e-mail entrant, à la manière d’un contrôle d’identité à un poste de douane. Les services de messagerie s’appuient sur des protocoles techniques normalisés : SPF vérifie que le serveur d’envoi est autorisé, DKIM appose une signature électronique qui garantit l’intégrité du message, et DMARC détermine la règle à appliquer si ces contrôles échouent : accepter, rejeter ou classer en spam.
D’autres critères influencent ensuite vos chances d’arriver en boîte principale : votre réputation d’expéditeur, selon un score de confiance recalculé régulièrement; le contenu de votre message (recherche d’objets suspects, “spam words”, excès de majuscules ou ratio texte/images déséquilibré). Quel pourcentage des destinataires signalent vos contenus comme étant des spams?
Enfin, notez que chaque service de messagerie a ses spécificités : Gmail et sa version professionnelle Google Workspace tend à mettre l’accent sur l’engagement des utilisateurs ( taux d’ouverture, suppression sans lecture, signalements), alors que Microsoft et sa solution de filtrage Microsoft Defender for Office 365 s’appuie davantage sur la réputation de l’expéditeur (score de confiance, présence de votre IP sur des listes noires, pics d’envois depuis vos serveurs, etc.).
Comment éviter d’être catégorisé dans le dossier spam durant votre prospection B2B ?
Maintenant que nous avons vu comment fonctionnent les filtres anti-spam, il s’agit pour vous de réussir à passer ces différents contrôles de sécurité.
LeadGend, spécialiste de la prospection B2B, vous partage les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour que vos e-mails soient perçus comme légitimes et parviennent jusqu’aux boîtes de réception de vos contacts.
1. Travaillez votre base de contacts
Adressez vos communications en priorité à des contacts opt-in, qui ont accepté de recevoir des communications de votre part ou de celle de votre société. Le double opt-in renforce cette sécurité : un premier e-mail de confirmation est envoyé afin de valider le consentement du contact, avant toute démarche de prospection.
Vérifiez la qualité des bases achetées et bannissez les collectes illégales sans consentement explicite. Ces fichiers vous exposent à un risque élevé de spam et de non-conformité aux RGPD et au CPCE.
En B2B, segmentez vos listes et veillez à ce que le principe d’intérêt légitime soit respecté : vos offres doivent être en lien direct avec l’activité et les besoins des personnes contactées.
2. Soignez l’objet du mail et son contenu
Adoptez un nom d’expéditeur clair et cohérent : conservez si possible la même adresse et le même nom d’envoi, afin que vos contacts vous identifient facilement et ne vous signalent pas comme étant “indésirable”.
Un objet précis et crédible augmente vos chances d’ouverture. Évitez les majuscules abusives et les “spam words”, qui suggèrent l’urgence, l’agressivité commerciale ou une tentative de tromperie. ( “100% gratuit”, “offre spéciale” ou encore “dernière chance!!!”).
Concernant le contenu, proposez des messages personnalisés, adaptés au secteur et aux enjeux de vos interlocuteurs.
3. Respectez les obligations légales de transparence
Selon le code de la consommation (article L.111-2) et le Code des Postes et des Communications Electroniques (article L.34-5) un message de prospection doit comporter des mentions claires d’identification de l’expéditeur.
Aussi, pensez à indiquer votre raison sociale, un nom commercial et des coordonnées de contact valides. Proposez à la fin du message un lien de désabonnement visible et simple.
4. Maîtrisez la fréquence et la cadence de vos envois
Sur-solliciter vos contacts est le meilleur moyen d’être signalé en masse comme spammeur.
Pensez à ajuster la fréquence de vos messages en fonction de l’engagement réel de vos destinataires. Analysez vos indicateurs clés : taux d’ouverture, nombre de clics, de plaintes, et taux de rebonds (sitôt ouvert, sitôt fermé).
En prospection B2B, un rythme d’environ un e-mail par semaine est une bonne base, à tester et à affiner selon vos résultats.
LeadGend s’occupe de votre prospection B2B
La prospection par e-mail reste un levier incontournable, mais elle demande rigueur et régularité pour éviter les spams, respecter la réglementation et surtout capter l’attention des bons interlocuteurs.
LeadGend vous accompagne en prenant en charge vos campagnes de prospection B2B de bout en bout. Nos experts, spécialisés dans les secteurs de l’informatique et de la cybersécurité, sauront cibler les bons décideurs (DSI, RSSI, DG, CTO…), construire un discours pertinent et générer des rendez-vous qualifiés, prêts à être transformés en opportunités commerciales.
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